OBLIGACIONES DE LA EMPRESA


¿En qué consiste la protección de datos?

Es el derecho que tienen todos los ciudadanos a que sus datos personales no sean utilizados sin la autorización y protección debidas, evitando que se puedan confeccionar informes o perfiles del titular de los datos que puedan afectar a su intimidad.

El titular de los datos tiene derecho a controlar quién, cómo, para qué, dónde y cuándo son tratados los datos relativos a su persona. Este control lo hace efectivo a su vez a través del ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

¿A quién obliga la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999?

La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999, afecta a todas las empresas, profesionales, asociaciones, comunidades de vecinos,… que guardan ficheros en papel o soporte magnético de información relativa a Personas Físicas (empleados, clientes, proveedores, colaboradores...)

¿A qué obliga la Ley Orgánica 15/1999?

- Registrar la estructura de estos ficheros en la Agencia de Protección de Datos.
- Establecer la Política de Seguridad Interna de la empresa en un Documento de Seguridad.
- Adoptar las medidas técnicas necesarias para asegurar el Nivel de Protección de los ficheros.
- Atender las peticiones de los particulares en el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación.
- Obtener el consentimiento del particular en los casos en que sea preceptivo.

¿Qué es la Agencia de Protección de Datos?

Es un ente de derecho público, un organismo independiente que se financia a través de presupuestos del Estado principalmente.

Su objeto es garantizar el cumplimiento y aplicación de las previsiones establecidas en la normativa de protección de datos de carácter personal.

¿Puede la Agencia de Protección de Datos realizar inspecciones a las empresas de oficio o necesitan denuncia?

La APD puede llevar a cabo estas inspecciones de oficio o a instancia de los afectados, dirigiéndose a los locales en los que se hallen los ficheros. Por lo general la APD suele avisar del día y la hora en la que van a llevar a cabo la inspección.

El Director de la APD ostenta entre sus funciones la potestad de iniciar, impulsar y resolver los expedientes sancionadores instruidos por la APD.

¿Cómo se inscriben, modifican o suprimen los ficheros de mi empresa?

El concepto de fichero automatizado esta descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, según el cual, se define el fichero como 'todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso'.

En consecuencia, Vd. debe inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero pacientes, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.), aunque contengan solamente el nombre y apellidos de la persona de contacto, el administrador o gerente de la empresa.

Dichos ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos a nombre de cada uno de los responsables y conforme al modelo estándar.

Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar en todos los casos el modelo establecido en la Resolución de la Agencia Española de Protección de Datos, de 30 de mayo de 2000 (B.O.E. nº 153, de 27 de junio de 2000), por la que se aprueban los modelos normalizados en soporte papel, magnético y telemático.

En el caso de que se solicite la modificación de la inscripción de un fichero, deberá notificar, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 26.3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, los cambios que se produzcan en la finalidad del fichero automatizado, en su responsable, y en la dirección de su ubicación, o cualquier otra modificación que se pudiera haber producido desde la declaración inicial del fichero objeto de inscripción en el Registro General de Protección de Datos.

Debe cumplimentar del modelo de notificación, la hoja de solicitud, el apartado de modificación indicando el código de inscripción asignado por la Agencia, señalando aquellos apartados que se modifican respecto a la notificación anterior y los apartados que se pretendan modificar.